Onde está o dinheiro? O rato comeu

por | ago 4, 2020 | Uncategorized | 0 Comentários

Fui chamado para fazer consultoria em uma empresa de material de construção. A primeira pergunta feita por um dos diretores foi: “Como uma empresa que tem um bom faturamento como a nossa pode estar no vermelho?”.

Minha resposta foi: “Vamos fazer um diagnóstico setorial para acharmos as causas. Nesses casos, o normal é haver várias. Enquanto não acharmos todas elas, de imediato vamos fechar todas as possíveis torneiras por onde devem estar saindo os lucros”.

Dividi minha estratégia em duas etapas. A primeira era estancar essa sangria de imediato. Pela minha experiência, os maiores furos estão onde há fluxo de dinheiro. Troca de todas as senhas bancárias, rigor na conferência dos cartões de crédito e débito, criação de um caixa geral, novos processos de entradas e saídas de mercadorias, tanto no atacado como no varejo.

A segunda etapa é a criação de processos mais ágeis e seguros, análise do mark-up*, cortes de custos e despesas, implantação do DRE*, controles sobre compras e financeiro.   

Perguntei pelo último balanço de estoque e para minha surpresa o último tinha sido realizado há exatos seis anos. A justificativa dos diretores foi economia de gente, por conta da crise. Sem balanço, sem auditoria, o sistema gerencial não consegue ter dados confiáveis para que o empresário possa gerenciar o negócio, o que implica também em facilitar possíveis desvios e desperdícios.

Consegui convencer os empresários a contratarem uma empresa para fazer o balanço de estoque. De imediato, encontramos no depósito mercadorias danificadas, fora de fabricação, mercadorias no depósito que não foram para a loja, produtos à base de madeira contaminados pelo cupim e, para a surpresa dos diretores, o encarregado e seu auxiliar pediram as contas.

Encontramos indícios de entradas de notas para pagamentos, sem contudo a mercadoria ter entrado na sua integralidade para ser vendida, como também mercadorias entregues sem nota fiscal de saída e sem passar pelo faturamento.

Na maioria das empresas comerciais e industriais, o estoque é um dos principais ativos e deve ser cuidado e guardado como se fosse dinheiro em espécie. Os empresários têm sempre o foco nas vendas e esquecem da importância do seu estoque e setores pelos quais passa dinheiro, e em um momento no qual os valores morais e éticos da nossa sociedade deixam a desejar, é imperativo auditar todos esses setores.

Balanços regulares confrontados com os dados do sistema gerencial da empresa e o DRE são vacinas que as empresas precisam tomar periodicamente. Quanto menor o tempo dessas avaliações, mais fácil será detectar possíveis desvios, desperdícios e outras anomalias gerenciais.

Cada empresa, em virtude do seu negócio e do seu modo de operar, deve impor a frequência de balanços de mercadorias. No caso dos restaurantes, o balanço de bebidas e de alimentos deve ser realizado diariamente.

Suspender ou não realizar balanços de estoques e não realizar auditorias por motivo de economia é como parar de comprar ratoeiras para economizar e permitir a proliferação de ratos. Sua empresa tem ratos?

*A DRE é a Demonstração do Resultado do Exercício. Em conjunto com o balanço patrimonial, esse é o principal relatório contábil.

* Mark-up é “taxa de marcação”, um termo que indica quanto do preço do produto está acima de seu custo de produção e distribuição

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